Case studyFlowPartners
Sprzedaż, która nie zatrzymuje się na pierwszej wiadomości.
Dla FlowPartners zaczęliśmy od audytu rzeczywistego procesu pozyskiwania i obsługi kontaktów. Następnie wdrożyliśmy CRM oraz automatyzacje w Make.com, które łączą weryfikację bazy, komunikację e-mail, follow-up i aktualizację statusów.
- Klient
- FlowPartners
- Branża
- Marketing i rozwój sprzedaży
- W projekcie
- Audyt procesu · CRM sprzedażowy · Make.com, e-mail i follow-up
Efekt wdrożenia
Więcej czasu na rozmowy. Mniej czasu na pilnowanie narzędzi.
Zespół odzyskał dużo czasu dzięki CRM-owi i scenariuszom Make.com, a BounceBan, Instantly oraz automatyczny follow-up uporządkowały pracę z bazą i komunikacją.
- Audyt procesu
- CRM + Make.com
- Instantly + BounceBan
01 Problem
Najwięcej czasu zabierało nie wysłanie wiadomości, lecz pilnowanie całego procesu.
Kontakty, odpowiedzi i kolejne terminy były rozproszone między skrzynkami oraz bieżącymi notatkami. Zespół musiał pamiętać, do kogo wrócić, która wiadomość została wysłana i na jakim etapie znajduje się rozmowa. Przy rosnącej liczbie kontaktów coraz więcej czasu pochłaniało samo kontrolowanie statusów.
Drugim obszarem była jakość wysyłki. Niezweryfikowane adresy zwiększały ryzyko odbić, a nowe skrzynki nie powinny od razu obsługiwać pełnej skali komunikacji. Potrzebny był więc jeden proces, który łączy porządek sprzedażowy z higieną bazy i rozsądnym przygotowaniem kanału e-mail.
Cel projektu
Ograniczyć ręczne pilnowanie kontaktów i zbudować przewidywalny proces od audytu oraz weryfikacji danych do rozmowy prowadzonej w CRM.
02 Wartość
Najpierw audyt. Potem automatyzacja tego, co rzeczywiście wymagało usprawnienia.
Nie zaczęliśmy od wyboru narzędzia. Rozpisaliśmy drogę kontaktu, miejsca utraty czasu, wyjątki oraz momenty, w których decyzja musi pozostać po stronie zespołu. Dopiero na tej podstawie powstał docelowy przepływ CRM i komunikacji.
- Audyt procesu „as is”
- Sprawdziliśmy, skąd trafiają kontakty, gdzie zapisywane są ustalenia, jak wygląda pierwszy e-mail i po jakim czasie powinien pojawić się follow-up. Audyt wskazał ręczne kroki, duplikaty oraz miejsca, w których temat mógł pozostać bez dalszej reakcji.
- CRM jako centrum procesu
- Każdy kontakt otrzymał etap, historię komunikacji i następną czynność. Zespół widzi, które rozmowy wymagają reakcji, bez odtwarzania kontekstu z kilku skrzynek i notatek.
- Automatyzacja z warunkami zatrzymania
- Sekwencja i follow-up wspierają powtarzalną komunikację, ale nie wysyłają kolejnych wiadomości po odpowiedzi lub zmianie statusu. Automatyzacja pilnuje rytmu, a człowiek zachowuje kontrolę nad rozmową.
- Make.com jako warstwa integracyjna
- Scenariusze Make.com przekazują dane między weryfikacją adresów, CRM-em i komunikacją. Dzięki temu status kontaktu nie musi być przepisywany ręcznie w kilku narzędziach, a błąd jednego kroku nie pozostaje niewidoczny.
- Dostarczalność jako część systemu
- Adresy przechodzą weryfikację w BounceBan przed dodaniem do wysyłki. Skrzynki są stopniowo przygotowywane w Instantly, co ogranicza ryzyko gwałtownego wzrostu aktywności, odbić i pogorszenia reputacji nadawcy.
Wdrożony proces · audyt + CRM + Make.com
Od kontaktu do kolejnego kroku bez ręcznego pilnowania każdej wiadomości.
Proces łączy jakość danych, przygotowanie skrzynek, wysyłkę i pracę sprzedażową. Każdy etap ma określony cel, status i warunek przejścia dalej.
Audyt i mapa przepływu
Opisaliśmy obecną pracę zespołu oraz docelowy proces, wskazując miejsca ręcznego przepisywania danych, opóźnień i utraty kontekstu.
Make.com: przekazywanie danych
Scenariusze łączą kolejne etapy procesu, sprawdzają wymagane dane i aktualizują CRM po wykonaniu operacji. Wyjątki otrzymują osobny status zamiast znikać pomiędzy aplikacjami.
BounceBan: weryfikacja adresów
Adres jest sprawdzany przed wysyłką. Kontakty o niepewnym lub nieprawidłowym statusie nie trafiają automatycznie do standardowej sekwencji.
Instantly: przygotowanie skrzynek
Rozgrzewanie skrzynek odbywa się stopniowo, aby kanał e-mail nie przechodził od zerowej aktywności bezpośrednio do pełnej skali komunikacji.
CRM: etap i następna czynność
Kontakt trafia do uporządkowanego pipeline’u. Zespół widzi historię, odpowiedzialną osobę, ostatni kontakt i zaplanowany kolejny krok.
E-mail i automatyczny follow-up
Wiadomości są wysyłane według ustalonej logiki. Odpowiedź, rezygnacja lub zmiana statusu zatrzymują kolejne kroki i przekazują rozmowę do właściwej osoby.
Efekt operacyjny: znacznie mniej czasu poświęcanego na ręczne wysyłanie, sprawdzanie skrzynek i przypominanie sobie o follow-upie. Zespół może skupić się na odpowiedziach i rozmowach, które wymagają jego uwagi.
Odpowiedzialne podejście
Lepsza dostarczalność nie oznacza wysyłki bez zasad.
Weryfikacja adresu ogranicza ryzyko odbić, ale nie zastępuje podstawy do kontaktu ani szacunku dla decyzji odbiorcy. Proces uwzględnia listę wykluczeń, zatrzymanie sekwencji po odpowiedzi lub rezygnacji oraz ograniczony dostęp do bazy. Instantly i BounceBan wspierają jakość techniczną procesu — nie są sposobem na omijanie filtrów antyspamowych.
03 Efekt
Więcej czasu na rozmowy. Mniej czasu na pilnowanie narzędzi.
FlowPartners otrzymał spójny proces, w którym Make.com przekazuje kontekst pomiędzy CRM-em, danymi i komunikacją. Automatyzacja odciąża zespół w powtarzalnych czynnościach, nie odbierając mu kontroli nad relacją.
- Znaczna oszczędność czasu
- CRM i automatyczne follow-upy ograniczają ręczne sprawdzanie statusów, przepisywanie danych i planowanie każdej kolejnej wiadomości osobno.
- Pełny obraz pipeline’u
- Zespół widzi nowe kontakty, aktywne rozmowy, przesłane propozycje i tematy wymagające reakcji w jednym uporządkowanym miejscu.
- Mniej przepisywania między narzędziami
- Make.com automatycznie przekazuje wyniki weryfikacji i zdarzenia komunikacyjne do CRM-u, ograniczając ręczne aktualizowanie tych samych informacji.
- Czystsza baza przed wysyłką
- BounceBan pomaga odseparować adresy nieprawidłowe lub niepewne, zanim wpłyną na wyniki sekwencji i reputację nadawcy.
- Mniejsze ryzyko problemów z dostarczalnością
- Stopniowe rozgrzewanie skrzynek w Instantly i kontrola skali wysyłki ograniczają ryzyko, że prawidłowe wiadomości będą traktowane jak nagła, masowa aktywność.
Najlepsza automatyzacja sprzedaży nie polega na wysłaniu większej liczby wiadomości. Polega na tym, że wartościowa rozmowa ma kontekst, kolejny krok i nie ginie w codziennej pracy.
Porozmawiajmy o Twojej firmie
Twój zespół nadal ręcznie pilnuje każdego follow-upu?
Zaczniemy od audytu procesu. Dopiero potem połączymy CRM, dane i komunikację w system, który realnie oszczędza czas.